19ème ICASA | 4 - 9 DÉC 2017 | ABIDJAN | CÔTE D'IVOIRE
LA CONFERENCE INTERNATIONALE SUR LE SIDA ET LES IST EN AFRIQUE
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Inscription des médias

INSCRIPTION DES MEDIAS ET REGLES GENERALES

Tous les journalistes étrangers sont invités à soumettre une liste complète de tous les équipements qu’ils vont apporter en Côte d’Ivoire, y compris les numéros de série à (media@icasa2017cotedivoire.org) de toute urgence.

Veuillez telecharger le formulaire du Permis de communication ci-dessous afin de faciliter votre entree en Côte d’Ivoire.

 

L’inscription des représentants des médias leur autorise l’accès à toutes les sessions de la Conférence, à l’aire d’exposition, à l’ouverture et la clôture de la Conférence et à la Médiathèque. Les sacs et les documents de la Conférence se sont pas distribues aux medias.

Les inscriptions avant la Conférence ICASA 2017 doivent être faites via le formulaire d’inscription en ligne.

Après le mois d’octobre, l’inscription et l’accréditation des médias se feront seulement sur place au comptoir réservé aux médias dans la zone d’inscription du Sofitel Abidjan Hotel Ivoire de Abidjan. Il faut noter que l’accréditation des journalistes sur place peut prendre jusqu’à deux heures. Il est donc conseillé aux médias de s’inscrire tôt.

Les représentants de la presse venant en Côte d’Ivoire avec un équipement vidéo professionnel sont pries de prendre une «Autorisation Temporaire» afin de faciliter les formalités douanières à la frontière. Le non-respect des procédures douanières Ivoiriennes pourrait entraîner un retard dans l’acheminement de l’équipement.

 

ACCREDITATION MEDIATIQUE

Les représentants des médias doivent s’inscrire en ligne. Seuls les formulaires d’inscription dûment remplis seront acceptés. Il faut avoir au moins 18 ans pour s’inscrire comme un représentant de média. Une pièce d’identité pourrait être réclamée à cet effet.

Les délégués de médias ne peuvent en aucun moment partager leur carte d’identification avec d’autres délégués. Les contrôles d’identification se feront à l’entrée de la Médiathèque pour éviter cet état de choses.

Confirmation d’inscription

Une confirmation d’inscription sera envoyée par courriel après que le Département d’Inscription de ICASA 2017 ait reçu le formulaire dûment rempli accompagné du paiement correspondant (le cas échéant) et que les pièces du requérant aient été vérifiées et approuvées. Cette lettre qui prouve votre inscription pourrait vous être réclamée au comptoir d’enregistrement.

Noter que l’accès à la Médiathèque ne sera possible sans cette identification.

Inscription sur Place

La plupart des journalistes vont terminer l’accréditation avant le démarrage de la Conférence. Toutefois, un bureau d’accréditation sur place sera disponible dans la zone d’inscription située au rez de chaussée. Les heures d’accréditation sur place sont les suivantes:

Lundi 04 décembre 07h30 – 15h00
Mardi 05 décembre 07h30 – 18h30
Mercredi 06 décembre 07h30 – 18h30
Jeudi 07 décembre 07h30 – 18h30
Vendredi 08 décembre 07h30 – 18h30
samedi 09 décembre 07h30 – 18h30

 

Les journalistes sont invités à s’inscrire en ligne avant la Conférence afin d’éviter de longues attentes de plusieurs heures, lors de l’inscription sur place.

Changement de nom d’inscription

Il n’est pas possible de changer le nom d’une inscription préalable de média. L’ancienne inscription sera annulée et le nouveau représentant devra s’inscrire et soumettre les pièces requises.

Badge Electronique

Tout participant, les représentants des médias inclus, recevra un badge officiel pour la Conférence. Ce badge qui ne peut être transféré, doit être porté à plein temps au cours de la Conférence. Si, pour quelque raison, le badge d’un participant devrait être utilisé par une autre personne, le titulaire sera entièrement responsable des conséquences des actes de cette dernière. L’accès aux salles de session et de conférence n’est permis que sur présentation du badge. Pour des raisons de sécurité, votre badge est scanné à l’entrée de la salle de conférence.

Tout journaliste accrédité doit se faire enregistrer au comptoir médiatique à son arrivée à la salle de Conférence. N’allez pas directement au centre médiatique car l’accès ne sera pas possible sans un badge.

Le badge peut être utilisé par les participants comme une carte de visite électronique au niveau des stands d’exposition et à l’entrée de certaines sessions satellites pour fournir des coordonnées aux exposants.

Perte du Badge

Le badge doit être porté à plein temps tout le long de la Conférence. L’accès aux différentes salles de la Conférence est autorisé sur présentation d’un badge en bonne et due forme. Si un représentant des médias perd, égare ou oublie son badge, il paiera un montant de 60 dollars US pour se faire établir un autre. Le badge perdu n’est plus valide dès la remise du nouveau au requérant.

 

LES RESTRICTIONS DE LA CONFERENCE

A l’instar de la plupart des conférences scientifiques médicales, tous les résumés de ICASA 2017 sont remis aux participants et aux médias suivant une politique de restriction stricte. Une liste détaillée des restrictions selon les types de résumés est disponible ci-dessous. Tous les participants réguliers, les présentateurs et les médias sont priés de respecter cette politique.

  • Résumés Oraux

Les informations des résumés oraux ne peuvent pas être publiées ou présentées avant le début de la session de ICASA 2017 pendant laquelle les résumés sont présentés.

  • Résumés Oraux et Résumés en Affiches d’Exposition

Les informations sur les posters oraux et les résumés en affiches d’exposition ne peuvent pas être publiées ou présentées avant 10h (heure de Côte d’Ivoire), le Lundi 4 Décembre 2017.

Brèches d’embargo pour les Journalistes

Les médias ont un accès préalable aux diapositives des orateurs ainsi qu’au matériel décrit ci-dessus. Toutefois l’accès est accordé uniquement aux médias sur place lors de la Conférence et les mêmes règles s’appliquant, l’information dans les diapositives de haut-parleurs ne peut pas être référencée ou publiée avant le début de la présentation.

La violation des dispositions par un journaliste conduira à une ou plusieurs des sanctions suivantes:

  • La saisie immédiate des pièces d’identité du journaliste
  • L’interdiction de son accès aux salles de réunion
  • La suppression de son nom de la liste des médias de ICASA pour deux (02) ans
  • Le refus de sa participation à la prochaine conférence ICASA

Toute violation par les médias sera portée à l’attention de la Commission d’Embargo Médiatique. Si vous avez des questions, contacter l’équipe de Communication de ICASA 2017 à media@icasa2017cotedivoire.org.

ACCES AU CONTENU DES RESUMES

L’affichage des textes des résumés sur le Programme Récapitulatif est maintenant échelonné afin de refléter le chronogramme des restrictions mises à jour de la conférence. Cependant, tous les délégués pourront visualiser les textes des résumés à l’aide d’un CD ROM à partir de dimanche à 17h30. Les délégués qui souhaiteraient utiliser le Programme Récapitulatif pour voir les résumés pourront toujours le faire après qu’ils aient reçu un nom d’utilisateur et un mot de passe à la médiathèque.

ACCES AUX PRESENTATIONS DES ORATEURS

Les délégués des médias pourront voir accès aux présentations PowerPoint des orateurs. Le nom d’utilisateur et le mot de passe leur seront communiqués à la médiathèque.

ACCES DES MEDIAS

Tout média accrédité par le Secrétariat de la Conférence pourra accéder gratuitement à la médiathèque. Les médias inscrits auront accès à toutes les sessions et les expositions, y compris les sessions d’ouverture et de clôture.

Par moments, certaines zones de la Conférence pourraient être limitées d’accès pour des raisons d’espace ou de sécurité. La couverture des zones d’accès restreintes se fera donc par vagues tandis que les journalistes sélectionnés seront escortés par le personnel de la Conférence.

Toutes les sessions sont ouvertes aux journalistes. Mais, il peut y avoir pendant certaines sessions, une interdiction d’enregistrement (sonore et/ou vidéo), de photographies pour des raisons d’anonymat de certains orateurs. Les journalistes sont interdits d’accès aux locaux du Secrétariat de la Conférence.

Accès aux installations et aux cabines (audio/vidéo)

Un espace est réservé aux photographes et cameramen dans la salle Session 1 où se tiendront les sessions plénières, les cérémonies d’ouverture et de clôture. Cet espace est au-devant de scène. Une installation caméra sera disponible dans la salle de conférence de presse de la médiathèque.

L’occupation de l’espace au-devant de scène et l’utilisation de l’installation caméra dans la salle de conférence de presse sont faites sur la base de premier arrivé, premier servi. Une table de mixage audio sera également disponible à ces endroits.

Accès interdit à la Salle des Séropositifs

La Salle des Séropositifs (salon pour les personnes vivant avec le VIH) est interdit aux journalistes. Mais si un journaliste est porteur du VIH, il pourra entrer dans la salle pas comme un journaliste mais comme une PVVIH. Il est important de noter que les journalistes doivent respecter l’intimité de la salle des séropositifs. Si vous souhaitez interroger une PVVIH, veuillez contacter le Bureau d’Information à la médiathèque qui contactera les ONG et la Salle dans le but de vous arranger des entretiens.

IMPORTANT! Protection de la Confidentialité des Personnes Vivant avec le VIH/Sida

De nombreux participants à la Conférence sont des personnes vivant avec le VIH/Sida, et pour beaucoup, leur statut sérologique est inconnu dans leur pays d’origine. Pour cette raison, les restrictions suivantes sont imposées: dans toutes les sessions de la Conférence, vous pouvez photographier ou filmer le(s) présentateur(s) de session. Les médias peuvent filmer ou prendre des photos de groupe de l’auditoire, mais s’ils filment des personnes en leur posant des questions, ils doivent d’abord obtenir l’autorisation de celles-ci avant de diffuser ou publier ces informations. Les Présidents de session peuvent imposer à leur discrétion, des restrictions supplémentaires sur un enregistrement visuel. Il peut arriver que les mineurs parlent lors des sessions et réclament l’anonymat. Dans ce cas, ils ne doivent pas être photographiés ou filmés et leur vrai nom ne doit pas être utilisé.


 

LE CENTRE MEDIATIQUE SUR LE SITE

Il est fortement conseillé aux délégués des médias d’apporter leur propre ordinateur portable. Cependant, les organisateurs de la Conférence mettront à leur disposition quelques postes de station de travail.

La médiathèque répond aux besoins d’impression et de radiodiffusion pour les journalistes couvrant ICASA 2017. Elle met également à la disposition des journalistes inscrits, des postes de station de travail, la connexion internet, des connexions RNIS, des imprimantes et des photocopieurs pour un nombre limité de photocopies. Un service d’interprétation multilingue y est disponible pour aider les journalistes dans l’éditorial, le support technique et logistique. Une salle pour les interviews et une salle de conférence de presse y sont prévues pour le briefing quotidien officiel.

Situation Géographique

La médiathèque est située à …… (Voir plan de la salle de Conférence).

Heures d’Ouverture

Les activités commencent au sein de la médiathèque le Lundi 4 decembre 2017 à 15 heures. La médiathèque est accessible de 06 heures à zéro heure. Le personnel y travaille chaque jour de 08 heures à 20 heures. La médiathèque ferme ses portes le samedi 09 décembre à 22h.

Accessibilité

La médiathèque est exclusivement réservée aux journalistes accrédités à la Conférence. Si un journaliste devrait faire une interview à un délégué non-média à la Conférence, il le reçoit à l’entrée de la médiathèque. Les personnes à interroger non accompagnées ne pourront pas accéder à la médiathèque. À l’issue de l’entrevue, veuillez raccompagner la personne à l’entrée de la médiathèque.

Bureau d’Information des Médias

Un bureau d’Information des médias à l’entrée de la médiathèque aidera les journalistes à avoir des renseignements généraux. Un personnel de communication multilingue sera sur place pour aider les journalistes et pour faciliter les entretiens avec les responsables de la Conférence avant et pendant l’événement.

Pour réduire l’utilisation du papier, les journalistes sont invités à ne faire des impressions que si c’est strictement nécessaire. L’ensemble de ces documents (ainsi que beaucoup d’autres, tels que les présentations) seront également disponibles par voie électronique et via le Programme Récapitulatif.

Retenez que les retards sont parfois inévitables malgré tous les efforts consentis pour sortir à temps les communiqués de presse. Nous implorons votre patience dans le cas échéant.

Les Photos

La couverture photographique de la Conférence est disponible. Des photos de haute résolution seront disponibles pour téléchargement sur le site web de la médiathèque: www.icasa2017cotedivoire.org.

Les Vidéos

Les sessions clés seront enregistrées et rendues disponibles via le Programme Récapitulatif.

Communiqués de Presse et Matériel

Des tables sont pourvues dans la médiathèque pour exposer les communiqués de presse et des documents produits par des tiers (organismes autres que la Conférence elle-même).

La Salle de Conférence de Presse

La médiathèque est dotée d’une salle de conférence de presse. Cette salle pourrait, lorsque qu’elle n’est pas utilisée par les organisateurs de la Conférence, être utilisée par des tiers (c’est-à-dire toutes les autres parties à savoir les présentateurs, les ONG, les Organisations et Organismes Internationaux et/ou les représentants d’industries).

Un calendrier quotidien des conférences de presse est produit sur le site web www.icasa2017cotedivoire.org et dans votre dossier de presse distribué à l’enregistrement sur place. Les mises à jour seront affichées sur le tableau de la médiathèque. Seuls les membres accrédités des médias et les orateurs pourront assister à des conférences de presse.

La Salle des Orateurs

Outre la salle de conférence de presse, une petite salle de réunion dénommée «Speakers’ Corner», est disponible. Cette salle idéale pour les conférences de presse sur des sujets très spécifiques, peut accueillir jusqu’à 20 personnes.

Un créneau de 45 minutes dans le «Speakers’ Corner» (les Mardi 05 décembre et samedi 09 décembre de 10h30 à 15h) peut être réservé à l’avance en envoyant un message à media@icasa2017cotedivoire.org avec le titre de votre événement, la date et l’heure de votre créneau horaire, ou vous le faites directement sur place. Les réservations seront accordées sur la base du premier arrivé, premier servi.

Les Conférences de Presse Officielles

Une conférence de presse d’ouverture officielle qui présentera les conférenciers de la séance d’ouverture, aura lieu avant la Conférence, le Lundi 4 Decembre à 15 heures. A 14h15 du Mardi au Samedi, les organisateurs de la Conférence tiendront une conférence de presse mettant en exergue les conférenciers des plénières du jour et d’autres orateurs des sessions extraordinaires. Toutes les conférences de presse officielles seront en Français et en Anglais

Installations de Radiodiffusion

Les radiodiffuseurs sont tenus de prendre leurs propres vidéos et d’obtenir le son à partir de la table de mixage des salles de session et de la salle de conférence de presse.

Electricité

Le courant électrique est de 230 volts et de 50 Hz en courant alternatif (AC) en Côte d’Ivoire. Assurez-vous que vous avez acheté un transformateur si utile. Les transformateurs internationaux ne seront pas disponibles à la médiathèque.

MÉDIATHÈQUE EN LIGNE

Au cours de la Conférence, la médiathèque en ligne proposera des liens vers des vidéos des sessions et des conférences de presse, des photos, des présentations, des discours et des communiqués de presse. L’accès à d’autres informations telles que les résumés, les diapositives de la présentation, les actualités, les rapports et résumés des séances scientifiques, sera également disponible sur le site web.

AUTRES INFORMATIONS UTILES

LA LANGUE

La langue officielle en Côte d’Ivoire est le Français. Néanmoins, le pays a d’autres langues officielles telles que le Shona et le Ndebele. Toutefois, la Conférence se fera dans les deux langues que sont l’Anglais et le Français.

LES TRANSPORTS

De l’aéroport au lieu de la Conférence

Aeroport de Port Bouet , aussi connu sous le nom de  Aeroport International Félix-Houphouët-Boigny  , est situe a 21.8km du centre de conference et a 38 minute en voiture du Sofitel Abidjan Hotel Ivoire.

Par Taxi

L’Aeroport International Félix-Houphouët-Boigny offre un service de taxi de 24-heures. Les pris sont fixes en fonction de la destination. Le trajet peut durer 38 a 45 minutes selon la circulation.

Déplacement à l’intérieur d’Abidjan

En Taxi

L’Aeroport International Félix-Houphouët-Boigny offre un service de taxi de 24-heures. Les pris sont fixes en fonction de la destination. Le trajet peut durer 38 a 45 minutes selon la circulation.

En Bus

Les bus ICASA 2015 seront disponibles à l’aéroport.

LES BANQUES ET LA MONNAIE

L’unité monétaire de la Côte d’Ivoire est le CFA franc (XOF). Les banques ouvrent du lundi au vendredi de 08h00 à 15h00 et les samedis de 09h00 à 12h00. Les échanges peuvent se faire dans les banques. Les distributeurs automatiques de billets sont situés dans les principales agences des banques, dans la plupart des centres commerciaux et les aéroports. Les achats sont souvent effectués en CFA franc (XOF).

LA RESTAURATION ET LES BOISSONS

Les délégués sont priés de ne pas boire l’eau du robinet à Abidjan. Il y a une variété de cultures dans la ville, ce qui permet de trouver des restaurants pour tous les goûts sur le lieu de la Conférence.

LA SECURITE A Abidjan

En général, Le Sofitel Abidjan Hotel Ivoire Abidjan est très sécurisé. Toutefois, les précautions habituelles de voyage s’y appliquent. La fraude sur les cartes de crédit étant un problème croissant de par le monde, utilisez vos cartes seulement dans des établissements reconnus et garder soigneusement le numéro de votre carte.

En général, que vous soyez dans une région proche ou pas du lieu de la Conférence, il est nécessaire d’observer les règles de bon sens suivantes:

  • Evitez d’aller dans des endroits de la ville que vous ne connaissez pas
  • Déplacez-vous toujours avec quelqu’un ou en groupe
  • Prenez garde des pickpockets
  • Evitez d’avoir sur vous de grosses sommes d’argent; gardez juste sur vous ce dont vous aurez besoin
  • Faites toujours savoir votre position et si possible, avoir un téléphone portable sur vous,
  • Ayez toujours sur vous votre pièce d’identité (une copie de votre passeport) ainsi que des informations de votre hôtel.

 

LE FUSEAU HORAIRE ET LES APPELS TELEPHONIQUES

La Côte d’Ivoire a la meme heure que celui du Greenwich Mean Time (GMT) (UT+0).

Les numéros de téléphone d’urgence: 190, 197, 198. Les appels sur l’Union Européenne et le GSM standard 112 numéro d’urgence sont automatiquement acheminés à 999 opérateurs.

Pour appeler le Côte d’Ivoire de l’extérieur, tapez + 225 suivi du numéro de téléphone. Pour les appels internationaux depuis le Côte d’Ivoire , tapez le code du pays concerné suivi du numéro de téléphone. Pour les appels fixes internes au Côte d’Ivoire, tapez l’indicatif régional suivi du numéro de téléphone.

TAXES ET POURBOIRES

Une taxe de 15% (TPS) est appliquée sur les biens et les services. La culture de pourboire n’est pas pratiquée en Côte d’Ivoire. Donner le pourboire ou pas dépend entièrement de vous. La plupart des hôtels et grands restaurants applique un taux de 6% sur les frais de service.

INFORMATIONS SUR L’EQUIPE DE COMMUNICATION DE ICASA 2017

Noter que la dernière mise à jour des coordonnées à savoir le numéro de téléphone de la médiathèque, sera disponible sur le site ICASA2017 pagedelamédiathèque peu avant le début de la Conférence.

 

 

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